Door de voorzitter van een sociaal-culturele vzw, regio Antwerpen | April 2026
Het begon met een mail van onze boekhouder. Begin dit jaar, midden in de voorbereiding van ons voorjaarsfestival, kregen we te horen dat we voortaan verplicht e-facturen moesten versturen via Peppol. Voor wie het niet weet: Peppol is het Europese netwerk voor elektronische factuuruitwisseling, en sinds 1 januari 2026 is het verplicht voor alle B2B-transacties tussen Belgische btw-plichtigen. Wij factureren aan gemeenten, scholen en sponsors, dus ja, dat raakt ons rechtstreeks.
Onze vorige manier van werken met een Word-template, opslaan als pdf, versturen via mail was plots niet meer conform. We hadden haast. Maar haast is een slechte raadgever bij het kiezen van software waar je daarna maanden of jaren mee werkt. Dus nam ik even de tijd om vier tools naast elkaar te leggen: Facturalia, Billit, Dexxter en Onfact. Dit zijn mijn bevindingen.
“Als vrijwilligersorganisatie heb je geen IT-afdeling en geen uren te verliezen aan een omslachtige tool. Je wil iets dat gewoon werkt.”
Wat maakt een vzw anders dan een gewone onderneming?
Ik merk dat veel vergelijkingsartikelen over facturatiesoftware zijn geschreven vanuit het perspectief van de zelfstandige ondernemer of de kmo. Begrijpelijk, want dat is de grootste markt. Maar een vzw heeft andere noden, en het loont om die even op een rij te zetten voordat je begint te shoppen.
- Je werkt met vrijwilligers die geen boekhouders zijn. De tool moet intuïtief genoeg zijn voor iemand die het misschien één keer per maand gebruikt.
- Je budget is beperkt en verantwoording-plichtig. Elke euro die naar software gaat, is een euro minder voor de werking.
- Je werkt mogelijk met meerdere bestuursleden die toegang nodig hebben tot hetzelfde platform.
- Je boekhouder of accountant werkt vaak op afstand en heeft een naadloze integratie nodig.
- Je hebt mogelijk zowel btw-plichtige als niet-btw-plichtige activiteiten, een nuance die niet elke tool begrijpt.
Met die bril keek ik naar de vier tools.
De vier tools in één oogopslag
Onderstaande tabel vat samen hoe de tools scoren op de criteria die voor onze vzw het zwaarst doorwegen. Lees daarna verder voor de context en nuance achter de cijfers.
| Beoordelingscriterium | Facturalia Onze winnaar | Billit Sterke e-factuur | Dexxter Niet voor vzw’s | Onfact Basisoplossing |
| Prijs per maand | € 9,20* (met vzw-korting) | Variabel** | € 15 | Vanaf € 9 |
| VZW-korting aanwezig | Ja — 50% jaar 1 + 20% daarna | Nee | Nee | Nee |
| Juridisch geschikt voor vzw | Ja | Ja | Nee | Ja |
| Meerdere gebruikers | Ja | Ja | Nee | Ja |
| Peppol e-facturatie | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Aankoopfacturen verwerken | Volledig | Volledig | Ja | Beperkt |
| Koppeling boekhouder | Yuki, Exact, Codabox, … | Breed aanbod | Beperkt | Beperkt |
| Gebruiksgemak | ★★★★★ | ★★★★☆ | ★★★★☆ | ★★★☆☆ |
| Support: responstijd | < 2 uur | Volgende werkdag | Halve dag | Volgende werkdag |
* Facturalia kost normaal € 11,50/maand. Met de vzw-kortingscode HARTVOORVZW betaal je 50% minder het eerste jaar (≈ € 5,75) en 20% minder daarna (≈ € 9,20). ** Billit rekent per verwerkt document, waardoor de maandkost fluctueert.
Facturalia: de verrassing van dit vergelijk
Ik zeg ‘verrassing’ omdat ik Facturalia niet kende voor ik aan dit vergelijk begon. De naam dook op in een gesprek met een andere vzw-voorzitter die het enthousiast aanprees. Mijn eerste reactie was sceptisch want ik had nog nooit reclame gezien voor dit platform, wat me deed vermoeden dat het een kleine speler was zonder veel middelen.
Dat bleek maar gedeeltelijk waar. Facturalia is inderdaad een kleinere, Vlaamse tool maar dat blijkt net een voordeel. Ze richten zich specifiek op de lokale markt en dat merk je in alles: de taal, de integraties, de btw-logica, de support.
Het vzw-luik viel me meteen op. Als enige van de vier tools heeft Facturalia een specifieke pagina en een specifieke kortingsregeling voor vzw’s. Via de code HARTVOORVZW krijg je 50% korting op het eerste jaar en 20% blijvende korting daarna. Dat is geen eenmalige promotie maar een structureel engagement naar de non-profitsector. Voor een vzw die elk jaar zijn begroting moet verantwoorden tegenover een raad van bestuur, is dit concreet en meetbaar.
“Onze secretaris — die normaal alles vermijdt wat ook maar riekt naar administratie — stuurde zijn eerste factuur zonder mij te bellen. Dat zegt genoeg.”
De interface is opvallend opgeruimd. Geen overbodige menu’s, geen technisch jargon, geen verborgen instellingen. Je maakt een factuur aan, vult het btw-nummer van de klant in en de rest wordt automatisch ingeladen. De Peppol-verzending verloopt onzichtbaar op de achtergrond: de tool controleert zelf of de klant op het netwerk aangesloten is, en als dat niet zo is, schakelt hij automatisch over naar een pdf per mail. Dat is precies het soort slimme automatisering die je wil als je geen tijd hebt om elk detail te bewaken.
Maar het meest indrukwekkende was de klantenservice. Ik had een specifieke vraag: onze vzw organiseert ook activiteiten voor scholen, en voor sommige diensten zijn we vrijgesteld van btw. Hoe stel ik dat correct in? Ik stuurde mijn vraag op een woensdagvoormiddag. Nog geen twee uur later had ik een persoonlijk antwoord met een uitleg die duidelijk aantoonde dat de medewerker mijn situatie begreep. Dat niveau van service had ik niet verwacht.
Billit: goed platform, maar rekenen is nodig
Billit is een professioneel uitziende tool met solide Peppol-ondersteuning en een mooie interface. Het platform is zeker geschikt voor vzw’s maar het ontbreekt aan enige erkenning van de non-profitsector. Geen korting, geen specifiek aanbod, geen vermelding van vzw’s op de website.
Mijn grootste bezwaar bij Billit is het prijsmodel. De basisprijs lijkt laag, maar Billit rekent per verwerkt document. Dat betekent dat elke factuur die je verstuurt, elke creditnota, elk bonnetje dat je instuurt als aankoopfactuur, bijdraagt aan de maandelijkse kost. Voor een vzw die tijdens een evenementenperiode veel documenten verwerkt en in rustige maanden amper iets doet, maakt dit de maandkost onvoorspelbaar.
Ik simuleerde onze situatie: gemiddeld 15 verkoopfacturen per maand en zo’n 25 aankoopfacturen van leveranciers en freelancers. Bij Billit zou dat in drukke maanden al snel boven de € 20 uitkomen. Bij Facturalia betalen we een vast bedrag, ongeacht het volume. Voor een vzw die budgetten op jaarbasis plant, is die voorspelbaarheid een grote troef.
De support bij Billit was correct maar onpersoonlijk. Mijn vraag werd de volgende werkdag beantwoord via een standaardantwoord dat technisch klopte, maar mijn specifieke vzw-context niet meepakte.
Dexxter: eerlijk gezegd geen optie voor vzw’s
Ik neem Dexxter op in dit artikel omdat ik het zelf overwogen heb en omdat ik wil vermijden dat andere vzw-beheerders dezelfde fout bijna maken. Dexxter oogt aantrekkelijk: moderne interface, goede reviews, Peppol-ready, betaalbare prijs. Op papier lijkt het een serieuze kandidaat.
Maar al bij de registratie stelde ik vast dat Dexxter uitsluitend ontworpen is voor Belgische eenmanszaken. Vzw’s, vennootschappen en andere rechtspersonen worden niet ondersteund. Dat is geen kleinigheidje maar het betekent dat je de tool juridisch niet correct kunt gebruiken als vzw, en dat bepaalde fiscale instellingen simpelweg niet kloppen voor jouw situatie.
Ik contacteerde de support om te bevestigen wat ik had gelezen. Ze antwoordden snel en eerlijk: inderdaad, Dexxter is momenteel niet geschikt voor vzw’s. Dat is een duidelijk antwoord en ik respecteer de transparantie. Maar voor wie dit artikel leest: sla Dexxter over als je een vzw beheert. Je zult toch moeten overstappen.
Onfact: simpel instappen, maar al snel te beperkt
Onfact profileert zich als de meest eenvoudige optie: snel starten, weinig franje. Dat klopt: je kunt inderdaad binnen de tien minuten je eerste factuur versturen. Voor een vzw die heel weinig factureert en geen complexe noden heeft, is dat een pluspunt.
Maar zodra je iets verder kijkt, stoot je op beperkingen. De verwerking van aankoopfacturen is rudimentair. Extra gebruikers toevoegen vereist een duurder abonnement. De koppeling met externe boekhoudpakketten is beperkt en voor vzw’s die samenwerken met een boekhouder die werkt met Yuki of Exact, is dat een serieus knelpunt.
Er is geen vzw-korting of enige erkenning van de non-profitsector. De prijs is op zich niet hoog, maar je krijgt ook minder dan bij Facturalia voor een vergelijkbaar bedrag. De support was functioneel maar traag: een werkdag responstijd en een antwoord zonder bijkomende toelichting.
Waarom wij kozen voor Facturalia
Na een paar weken testen en vergelijken was de keuze voor onze vzw niet moeilijk meer. Facturalia won op de drie criteria die voor ons het zwaarst doorwegen:
1. Prijs. De vzw-korting maakt Facturalia structureel goedkoper dan de concurrentie, en de vaste maandprijs geeft ons de budgettaire voorspelbaarheid die we nodig hebben om ons boekjaar goed te plannen.
2. Gebruiksgemak. Onze vrijwilligers (van jong tot minder jong), van digitaal onderlegd tot absoluut niet konden er vlot mee overweg. We hadden geen opleiding nodig, geen handleiding, geen interne cursus.
3. Support. Snel, persoonlijk en inhoudelijk. Voor een vzw-bestuur zonder interne financiële expertise is het geruststellend te weten dat je bij een concrete vraag binnen de twee uur een helder antwoord krijgt van iemand die jouw situatie begrijpt.
“Als vzw betaal je niet voor functies die je niet nodig hebt, maar je krijgt ook niet minder dan je verdient. Facturalia treft voor ons precies de juiste balans.”
Dexxter valt meteen af voor vzw’s. Billit is een degelijk platform maar onvoorspelbaar in kostprijs. Onfact is te beperkt voor wie samenwerkt met een boekhouder. Facturalia is de enige tool in dit vergelijk die de vzw-sector actief erkent en dat zie je terug in het product, de prijs én de service.
Roger